Hiện nay có nhiều hình thức nhập khẩu hàng hóa. Được sử dụng nhiều nhất hiện nay là hình thức vận tải đường biển, nhờ tối ưu được phi phí và khối lượng vận chuyển. Tuy nhiên, để đảm bảo hàng hóa đạt đủ các yêu cầu và tiêu chuẩn về pháp lý, cần phải làm những thủ tục  nhập khẩu theo quy trình bài bản. Ở bài viết này, Nhatviet Express sẽ thống kê các quy trình nhập khẩu hàng hóa.

Bước 1: Ký hợp đồng ngoại thương

Đầu tiên cần phải ký hợp đồng ngoại thương (sale contract). Đây là bước cực kì quan trọng để bắt đầu quy trình nhập khẩu hàng hóa.

Bước 2: Đặt tàu (booking)

Sau khi ký hợp đồng ngoại thương, cần booking tàu. Thông thường, các hãng tàu sẽ hết chỗ sớm trước 1 tuần, nhất là khi rơi vào mùa cao điểm. Khi booking tàu để nhập hàng, bạn chỉ cần cung cấp thông tin cho dịch vụ vận chuyển tại Việt Nam để lấy booking. Sau đó, họ sẽ liên hệ với đối tác của bạn để phối hợp đóng hàng theo kế hoạch đã được xác định trước đó.

Bước 3: Theo dõi tiến trình đóng hàng và thông tin từ bên xuất khẩu

Cần phải theo dõi tiến trình đóng hàng, công việc thực hiện giám sát để cập nhật cho đối tác sẽ do nhà xuất khẩu.

Các thông tin cần phải được lưu ý là:

• Ảnh chụp container rỗng: Để đảm bảo rằng không xảy ra vấn đề hư hại. Vì trong trường hợp xảy ra hư hại container sẽ do bạn chi trả cho hãng tàu.
• Đối với hàng đông lạnh, phải có hình ảnh chụp lại bảng nhiệt độ.

Bước 4: Kiểm tra xác nhận chứng từ, hồ sơ liên quan đến lô hàng

Trước khi bạn muốn nhập một lô hàng, cần phải tìm hiểu xem lô hàng đó có những chứng từ gì. Sau đó bạn hãy yêu cầu bên đối tác tiến hành chuẩn bị các chứng từ đó cho bạn.

Hãy nhớ kiểm tra thật kỹ các thông tin trên chứng từ đã khớp hay chưa. Bởi vì khi có bất cứ 1 lỗi nhỏ nào, lô hàng của bạn có thể gặp rắc rối lớn từ phía hải quan, cơ quan nhà nước.

Bước 5: Nhà nhập khẩu nhận được thông báo khi hàng đến

Trước ngày tàu cập ít nhất 1 ngày, bạn sẽ nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu hoặc đại lý.

Thông báo hàng đến (arrival notice) là giấy thông báo chi tiết của hãng tàu/ đại lý giao nhận. Nhằm thông báo thời gian dự kiến cập bến của lô hàng. Các thông tin trên arrival notice sẽ tương tự như trên bill bao gồm: tên nhà xuất khẩu, nhập khẩu, số hiệu container, seal, tên tàu, số chuyến, mô tả hàng hóa,…). Ngoài ra, sẽ có thêm các phụ phí (local charges).

Sau đó, bạn hãy tiến hành lấy lệnh giao hàng (D/O) bao gồm các giấy tờ sau:

• Giấy giới thiệu.
• Bill gốc.
• Giấy ủy quyền (nếu có yêu cầu).

Bước 6: Đăng ký các chứng nhận liên quan đến lô hàng

Tùy thuộc vào từng loại hàng, mã HS code,.. các quy định của Nhà nước mà bạn phải đăng ký những thủ tục gì để được cấp các chứng nhận có liên quan. Nếu bạn không đăng ký các chứng nhận liên quan đến lô hàng. Thì lô hàng của bạn sẽ không được thông quan cũng như gặp khó khăn trong quá trình làm hàng với các cơ quan chức năng.

Bước 7: Khai báo hải quan hàng nhập

Đây là bước quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Còn trong quá trình làm thủ tục hải quan thì chuẩn bị chứng từ là khâu quan trọng nhất.

Để có thể tiến hành khai báo hải quan, bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

• Hợp đồng (contract).
• Hóa đơn thương mại (commercial invoice).
• Phiếu đóng gói (packing list).
• Vận đơn (bill of lading).
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O (nếu có).
• Giấy phép nhập khẩu (nếu có).
• Các chứng từ khác.

Sau bước này sẽ là bước lên tờ khai hải quan. Hiện nay, chúng ta có thể khai báo qua mạng qua hệ thống khai báo hải quan điện tử. Để có thể tiến hành khai báo hải quan qua mạng, bạn cần có đầy đủ các giấy tờ sau:

• Sales contract.
• Commercial invoice.
• Packing list.
• Bill of lading.
• C/O, hóa đơn cước (nếu có) và một số chứng từ liên quan khác.

Ngoài những chứng từ trên, bạn cần lưu ý đến chữ ký số để đăng nhập và truyền tờ khai trên phần mềm khai hải quan điện tử.

Bước 8: Mở và thông quan tờ khai

Bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển chính là mở và thông quan tờ khai. Đầu tiên, bạn phải làm thủ tục hải quan tại cảng:

• Tờ khai luồng xanh: đóng thuế, tiền thuế vào thì có thể in được mã vạch thì tiến hành thanh lý, nhận hàng.
• Tờ khai luồng vàng: đóng thuế trước hoặc sau khi làm thủ tục mở tờ khai, mở tờ khai, thanh lý, nhận hàng.
• Tờ khai luồng đỏ: tương tự như luồng vàng nhưng trong bước mở tờ khai thực tế, có thêm 1 bước làm thủ tục kiểm tra thực tế hàng hóa.

Tiếp theo, bạn có thể tiến hành mở tờ khai. Để thực hiện được bước này, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

• Giấy giới thiệu.
• Tờ khai phân luồng.
• Invoice.
• Packing list.
• Bill of lading.
• Các chứng từ cần thiết khác (C/O, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu,…).

Khi xuất trình hồ sơ cho hải quan, nếu các chứng từ đã hợp lệ. Hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống.

Bước 9: Thanh lý tờ khai

Sau khi hoàn thành việc nộp thuế và tờ khai được thông quan, bạn có thể tiến hành in mã vạch. Bạn nộp mã vạch + tờ khai đã thông quan cho hải quan giám sát ít nhất là 2 bộ. Hải quan sẽ đóng dấu lên mã vạch và trả lại cho doanh nghiệp 1 bộ, còn 1 bộ hải quan sẽ giữ.

Bước 10: Điều kho vận chuyển hàng hóa về kho

Sau khi tiến hành thanh lý tờ khai, bạn hãy đến phòng thương vụ của cảng và mang theo D/O để đóng phí. Tiếp theo, giao cho tài xế các chứng từ như: phiếu EIR, D/O,… để tài xế trình hải quan giám sát cổng và cho xe rời khỏi cảng chờ hàng về kho.

Bước 11: Rút hàng và trả xe rỗng

Khi xe chở hàng về đến kho, hãy tiến hành kiểm tra các giấy tờ như: seal, tình trạng container hoặc xe chở hàng,… Sau khi rút hàng xong, tài xế sẽ mang container trả về cảng hoặc ICD.

Bước 12: Lưu trữ hồ sơ và chứng từ

Mọi chứng từ, giấy tờ liên quan đến quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển cần phải được lưu trữ kỹ lưỡng. Để đối chiếu trong trường hợp có phát sinh, khiếu nại,…

Các chứng từ cần lưu giữ bao gồm:

• Hồ sơ hải quan, hồ sơ khai bổ sung, hồ sơ đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế, hồ sơ báo cáo sử dụng hàng hóa miễn thuế.
• Hồ sơ xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế.
• Hồ sơ đề nghị xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa,…
• Chứng từ vận tải, phiếu đống gói, tài liệu kỹ thuật,…
• Sổ sách, chứng từ kế toán.

Trên đây là toàn bộ 12 bước trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Hy vọng với những thông tin này sẽ giúp bạn có được cái nhìn toàn diện hơn về vấn đề này.

Nhatviet Express cung cấp dịch vụ vận tải hàng đầu tại Việt Nam. Với kinh nghiệm 16 năm trong ngành, chúng tôi đã thấu hiểu khách hàng và sẽ đem đến những giá trị tốt nhất. Hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline 0971 21 22 23 để được tư vấn và báo giá tốt nhất.