Trên các HBL, MBL hay fax thường gặp thuật ngữ Pre-Alert. Vậy Pre-Alert là gì? Pre-Alert có vai trò gì trong xuất nhập khẩu? Tất cả những thông tin sẽ được Nhatviet Express truyền tải qua bài viết này.

Pre-Alert là gì?

Pre-Alert trong tiếng Anh là Agent sent to Forwarder, dịch ra tiếng Việt là bộ hồ sơ cần có trước khi hàng hóa được gửi tới, được tạo ra và gửi đi đến cho đại lý của công ty đó tại nước nhận hàng hóa trước khi hàng tới thông qua hình thức chuyển phát nhanh.

>> Xem thêm: Drop Shipping là gì?

Pre-Alert có vai trò như thế nào?

Pre-alert sẽ được tiếp nhận từ chủ đại lý của công ty đó ở nước ngoài. Sau khi tiếp nhận bộ chứng từ này, nhân viên bên nhận sẽ phải tiến hành một số thủ tục. Thứ nhất là khai báo bản khai lược hàng hóa (Manifest) và gửi đến hãng tàu có tên được ghi trên vận đơn MBL. Thứ hai, nhân viên làm chứng từ nhận thông báo hàng đến (Arrival Notice hay giấy báo hàng đến – viết tắt là N/A) từ hãng tàu hoặc các đơn vị gom hàng.

Sau đó, nhân viên chứng từ sẽ đến bên gửi N/A để lấy lệnh giao hàng Delivery Order (D/O) cùng các chứng từ đi kèm như: Lệnh giao hàng D/O thứ cấp (bản sao của lệnh giao hàng) đã có đóng dấu xác nhận. Vận đơn chủ MBL từ hãng tàu. Vận đơn HBL từ đơn vị giao vận hàng hóa. Tiếp theo, phát hành lệnh D/O đến khách hàng, thu các khoản phí kho bãi, phí làm hàng, phí vận chuyển,… và xử lý một số quy trình khác với khách hàng.

Tương tự quá trình làm Pre-alert khi xuất khẩu hàng hóa, sau khi đã hoàn tất các thủ tục, nhân viên chứng từ sẽ lưu lại bản sao của vận đơn MBL, HBL, bản sao lệnh giao hàng hóa, danh sách đơn hàng theo đúng quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu theo điều khoản thương mại quốc tế.

Bộ chứng từ Pre-Alert gồm những gì?

Đối với hàng xuất và hàng nhập khẩu, pre-alert có những giấy tờ khác nhau:

Đối với hàng nhập khẩu

• Lệnh giao hàng Delivery Order và các loại chứng từ khác: bản sao lệnh giao hàng phải có dấu xác nhận, vận đơn thứ cấp từ công ty giao nhận hàng hóa, vận đơn chủ từ hãng tàu.
• Phát hành D/O cho khách hàng và thu phí kho bãi, làm hàng và các chi phí liên quan tới quy trình làm hàng.
• Phải lưu trữ vận đơn, các bản sao của Delivery Order, giấy giới thiệu, phiếu đóng gói hàng hóa,…Để tránh những phát sinh rắc rối về sau.

Đối với hàng xuất khẩu

• Hãng tàu nhận booking sẽ làm lệnh cấp container rỗng do Fowarder hoặc chủ hàng đặt chỗ.
• Container mang về kho đóng hàng và sau đó sẽ gửi các thông số về hàng trong packing list kèm theo số cont.
• Sau đó sẽ làm vận đơn House Bill chính thức.
• Bộ phận chứng từ tại Forwarder sẽ gửi cho hãng tàu các thông tin bao gồm: tên tàu, số chuyến, số container – số seal, tên đại lý,…để kiểm tra lại và tiến hành phát hành bill nháp.
• HBL (House Bill of lading – vận đơn đường biển do FWD phát hành), MBL (Master bill of lading – Vận đơn đường biển do hãng tàu phát hành), hóa đơn, giấy giới thiệu, phiếu đóng gói hàng hóa, tờ khai hải quan, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa…để gửi cho nhà nhập khẩu.

Trên đây là những thông tin cơ bản về Pre-Alert, cảm ơn bạn đã đọc bài viết. Nếu bạn đang cần sử dụng dịch vụ thuê kho và vận tải, hãy liên hệ ngay với Nhatviet Logistics để được tư vấn và báo giá tốt nhất nhé.

Nhatviet Logistics – Công ty cho thuê kho bãi hàng đầu Việt Nam